von Dr. Andreas Schott, Philipp Kroll, Matthias Busold und Fraktion (CDU)
Bei kleinen Anfragen an das Bezirksamt Hamburg-Nord erhält man bei einigen Fragen als Antwort: „Eine Statistik im Sinne der Fragestellung wird nicht geführt.“.
Daher stellt sich die Frage, wie die Daten im Bezirksamt Hamburg-Nord gesammelt und ausgewertet werden. Denn durch die fortschreitende Digitalisierung aller Prozesse im Bezirksamt Hamburg-Nord sollten Daten zunehmend digitalisiert vorliegen und statistisch ohne besonderen Aufwand ausgewertet werden können.
Vorbemerkung:
Das Bezirksamt Hamburg-Nord strebt eine digitale und ressourcenschonende Servicekultur an, da mit der Digitalisierung von Daten und Prozessen positive Effekte u.a. in den Bereichen effizientes Datenmanagement und Kundenzufriedenheit sowie Transparenz und Kostenersparnisse einhergehen. Der Prozess der digitalen Transformation wird im Bezirksamt daher sowohl mit übergeordneten Vorhaben, wie z.B. der vollständigen Implementierung von INEZ.Core, als auch bezirksintern mit der Digitalisierung von Papierakten und der Einführung von Fachverfahren mit Nachdruck vorangetrieben. Für alle Fachämter mit Ordnungswidrigkeitsverfahren wird z.B. in den nächsten zwei Jahren das Fachverfahren OWI21 eingeführt, mit dem die Ordnungswidrigkeitsverfahren der Fachämter grundsätzlich digital auswertbar gemacht werden. Mit der Einführung von – und Erfassung von Daten in – Fachverfahren oder der Digitalisierung von Prozessen und Daten geht jedoch nicht zwingend eine statistische Auswertbarkeit jedweder Datenlagen einher. Grund hierfür ist die Konzentration der Datenhaltung und -speicherung sowie der automatisierten Auswertungen auf diejenigen Informationen, die für die Aufgabenerfüllung der jeweiligen Fachbereiche oder aus rechtlichen Gründen erforderlich und relevant sind. Statistisch auswertbar sind demnach nur die Daten, die zur Aufgabenerfüllung überhaupt erfasst werden und zum Zeitpunkt einer Abfrage abrufbar sind. Darüber hinaus sind digitale Dokumente nicht per se auswertbar, da z.B. Auswertungen aus Fachverfahren speziell mit Blick auf die Aufgabenerfüllung programmiert oder funktionale Möglichkeiten des Archivsystems ELDORADO begrenzt sind. Zudem ist eine Einspeisung von Altdaten in neu eingeführte Fachverfahren nicht oder nur sukzessive Möglichkeit, was eine Einschränkung der Auswertbarkeit nach sich zieht. Bestimmte Auswertungen würden daher manuelle Auszählungen erfordern, die aufgrund des hohen personellen Aufwands in Anbetracht der für die Beantwortung von Anfragen der Bezirksversammlung oder der Bürgerschaft zur Verfügung stehenden Zeit nicht leistbar sind. Dies trifft zum Teil auch auf die vorliegende Anfrage zu.
Als „Daten“ im Sinne der Fragestellung werden Informationen in einzelnen Dokumenten verstanden. Gemäß den Richtlinien zu ELDORADO (siehe Richtlinie Regelwerk ELDORADO vom 06.09.2006 (hamburg.de)) ist ein „Dokument“ ein papierenes oder elektronisches Schriftstück (auch E-Mail) und sonstige Unterlagen (wie Bilder, Pläne, Videos). Allein die Bestandsaufnahme, Auflistung und Zuordnung nach Art der Datenhaltung und Auswertbarkeit würde einen immensen Aufwand für jeden einzelnen Beschäftigten erfordern. Hinzu kommt die Zuordnung ggf. unter Benennung des jeweiligen Fachverfahrens. Für die Beantwortung der Fragen nach „Daten“ und „Dokumenten“ wären insofern eine manuelle Auswertung und Kategorisierung des gesamten Aktenbestands und damit etliche tausend Arbeitsstunden erforderlich. Da dies in der für die Beantwortung einer Großen Anfrage zur Verfügung stehenden Zeit nicht durchgängig möglich ist, erfolgt die Beantwortung grundsätzlich auf Aktenebene. Eine Akte gemäß der Richtlinien für ELDORADO ist eine geordnete Zusammenstellung von Dokumenten unter einem Aktenzeichen. Der Begriff der „Statistik“ wird als Zusammenfassung bestimmter Methoden zur Analyse empirischer Daten verstanden. Als „Programm“ sind bei der Beantwortung die jeweiligen Fachverfahren aufgeführt. wird Die erfragten Informationen erfolgen in der Qualität und Vollständigkeit, die in der für die Beantwortung einer Großen Anfrage zur Verfügung stehenden Zeit möglich waren.
Dies vorausgeschickt beantwortet das Bezirksamt Hamburg-Nord die Anfrage wie folgt:
Vor diesem Hintergrund fragen wir den Herrn Bezirksamtsleiter:
- Welche Statistiken werden im Dezernat Steuerung und Service (D1) geführt bzw. erstellt?
Benchmarking-Statistik zur Ermittlung von internen Qualitätskennzahlen - Welche Daten, Dokumenten und Akten im Dezernat D1 liegen derzeit nur
- In Papierform vor?
– Akten mit Bezug zur Bezirksversammlung und zum Hauptausschuss bis 2008
– Akten zu den Schöffenwahlen 2023
– Bauunterhaltungs- und Bewirtschaftungsakten bis ca. 2015
– Unterlagen zu Dienstverträgen (Honorarkräfte) und Werkdienstwohnungen - In einem eingescannten und digital nicht auswertbaren Format vor?
– Akten mit Bezug zur Bezirksversammlung und zum Hauptausschuss ab 2008
– Akten zu Kreis- und Bezirkswahlausschüssen, für Bürgerbegehren/ Bürgerentscheide und Schöffenwahlen sowie Wahlergebnisse
– Bauunterhaltungs- und Bewirtschaftungsakten ab ca. 2015
– Vergabe- und Beschaffungsakten
– Personalakten - In einem digitalen, durch ein Programm auswertbaren Format vor und um welches Programm handelt es sich dabei im Einzelnen?
Programm „Repro“
Aus diesem Programm können Benchmarking-Zahlen ausgewertet werden (s. Frage 1).
– ALLRIS-Sitzungsmanagement- und Gremieninformationssystem
– Sitzungsdokumente (Tagesordnungen zu Sitzungen und Drucksachen)
– Protokolle (Niederschriften zu den Sitzungen)
– Anfragen (Große und Kleine Anfragen von Mitgliedern der Bezirksversammlung gem. § 24 BezVG und die Antworten hierzu)
– persönliche Daten von Mandatstragenden der Bezirksversammlung, Programm OK.EWO Wahlen
– Wahlberechtigten- und Abstimmungsberechtigtenverzeichnisse Programm WOS
– Organisation der Wahl-/Abstimmungslokale und der Wahlhelfenden Programm WAS
– Ergebniserfassung und Wahlvorschläge Fachverfahren KoPers und SAP/BI
– Budgetsteuerung und die Steuerung des Stellenbestandes Fachverfahren KoPers und BMS
– Daten im Rahmen des Bewerbungsmanagements
Im Übrigen siehe Vorbemerkung. - Welche Daten beabsichtigt das Bezirksamt innerhalb der kommenden zwei Jahre zu digitalisieren und somit auswertbar zu machen?
Geplant ist die Ablösung des Programms „Repro“ durch eine neue Software und die Einführung des Fachverfahrens CAFM speedikon C für das Gebäudemanagement
ab 2024. Im Übrigen siehe Vorbemerkung.
- In Papierform vor?
- Welche Statistiken werden im Dezernat Bürgerservice (D2) geführt bzw. erstellt?
Keine. - Welche Daten, Dokumenten und Akten im Dezernat D2 liegen derzeit nur
- In Papierform vor?
Vor 2009 wurden alle Personenstandsregister ausschließlich in Papierform geführt und die Beurkundungen in Büchern gebunden. Zu jedem Register gibt es auch ein Sicherungsregister, das räumlich entfernt aufbewahrt wird, um Datenverlust durch Vernichtung zu verhindern. Es gelten sowohl für die Erstregister als auch für die Sicherungsregister Aufbewahrungsfristen von 80 Jahren für das Ehe- und das Lebenspartnerschaftsregister, von 110 Jahren für das Geburtenregister und 30 Jahren für das Sterberegister. Dokumente, die einzelne Beurkundungen in den Personenstandsregistern betreffen, werden in besonderen Akten (Sammelakten) aufbewahrt. Für diese
Sammelakten gelten dieselben Aufbewahrungsfristen.
Somit liegen ausschließlich in Papierform vor:
– die Eheregister ab 1943-2008
– die dazugehörigen Sammelakten von 1943-2023
– die in der Zeit vom 01.01.1958-31.12.2008 zusätzlich als Familienbücher fortgeführten Eheregister
– das Lebenspartnerschaftsregister
– die dazu gehörigen Sammelakten seit 01.08.2001-30.09.2017 (ab 01.10.2017 gleichgeschlechtliche Ehe im Eheregister)
– das Geburtenregister ab 1913-2008
– die Sammelakten zum Geburtenregister von 1913-2023
– das Sterberegister von 1993-2008
– die Sammelakten zum Sterberegister von 1993-2023.
Zusätzlich werden in Papierform aufbewahrt:
– die Erklärungen über den Austritt aus Religionsgemeinschaften gemäß Religionsgemeinschaftsaustrittsgesetz
– Anträge auf Ausstellung von Ehefähigkeitszeugnissen
– die rechnungsbegründenden Unterlagen von Urkundenanforderungen,
– Vorgangsakten zu Namenserklärungen
– Vater- und Mutterschaftsanerkennungen.
Soweit sich die Aufbewahrungsfristen aus dem Personenstandsgesetz ergeben, richten sie sich nach dem Bezirksverwaltungsgesetz. - In einem eingescannten und digital nicht auswertbaren Format vor?
Keine. - In einem digitalen, durch ein Programm auswertbaren Format vor und um welches Programm handelt es sich dabei im Einzelnen?
seit 2009: Fachverfahren AutiSta (Automatisation in den Standesämtern)
– Personenstandsregister
– Eheregister
– Lebenspartnerschaftsregister
– Geburtenregister
– Sterberegister
Diese Personenstandsregister können nach Jahreseinträgen ausgewertet werden. - Welche Daten beabsichtigt das Bezirksamt innerhalb der kommenden zwei Jahre zu digitalisieren und somit auswertbar zu machen?
Ab 2024 ist die digitale Erfassung der Sammelakten vorgesehen; allerdings nur in einem nicht auswertbaren Format. Diese Form der Digitalisierung wird von
keiner der Fragen 4. a) bis d) dieser GA erfasst und ist somit nicht zu nennen. Im Kontext des OZG ist die Digitalisierung der Anzeige bzw. Anmeldung von Personenstandsfällen
geplant (Geburt, Eheschließung, Sterbefall) sowie Anträge auf Ehefähigkeitszeugnis und Namensänderung. Die Digitalisierung der Altregister (Personenstandsbücher) ist in Vorbereitung.
Die Standesämter sind seit dem 01.11.2022, dem Inkrafttreten des 3. Personenstandrechtsänderungsgesetzes verpflichtet, anlassbezogen alle Register mit der Hälfte der Aufbewahrungsfirst elektronisch nach zu erfassen, sprich das Eheregister ab Jahrgang 1983 – 2008, das Lebenspartnerschaftsregister ab 2001 – 2008, das Geburtenregister von 1968 – 2008. Allein beim Sterberegister macht der Gesetzgeber eine Ausnahme, dort ist das Nacherfassen nicht verpflichtend.
- In Papierform vor?
- Welche Statistiken werden im Dezernat Soziales, Jugend und Gesundheit (D3) geführt bzw. erstellt?
Keine. - Welche Daten, Dokumenten und Akten im Dezernat D3 liegen derzeit nur
- In Papierform vor?
Daten, Dokumente und Akten werden fallbezogen und abteilungsspezifisch auch noch anteilig in Papierform geführt. Hierbei handelt es sich um allgemeine Personendaten,
die jeweilige fachliche Dokumentation zur Bearbeitung des Falls und den Schriftverkehr, die analog dokumentiert werden. Hierzu gehören im Fachamt Grundsicherung und Soziales folgende Vorgänge:
– Sozialhilfeakten
– Forderungsakten
– Vorgänge zur Schuldnerberatung
– Akten und Vorgänge der Seniorenberatung, der Beratungsstelle für körperbehinderte Menschen sowie der Bedarfsfeststellung in der Pflege
– Wohngeldakten
– Vorgänge zu Wohnberechtigungsscheinen
– Haus- und Wohnungsakten der öffentlichen Förderung
– Unterhaltsvorschussakten
– Elterngeldakten
– Kinder- und Familienakten für Kitagutscheine
– Tagespflegeperson-Kinderakten
– Großtagespflegestellenakten
– Tagespflegepersonalakten
– Vorgänge der Fachstelle für Wohnungsnotfälle
– Trägerakten
– Überlassungs- und Nutzungsverträge mit Sportvereinen (für öffentliche Sportanlagen und Schulturnhallen)
– Akten von öffentlichen Sportanlagen
– Akten mit den Gebrauchsüberlassungsverträgen („Sportrahmenverträgen“ für vereinseigene Sportanlagen)
– Überlassungsverträge (mit fünf Sportvereinen) - In einem eingescannten und digital nicht auswertbaren Format vor?
Daten, Dokumente und Akten werden fallbezogen und abteilungsspezifisch anteilig im Fachverfahren gespeichert. Hierbei handelt es sich um allgemeine Personendaten,
die jeweilige fachliche Dokumentation zur Bearbeitung des Falls und den Schriftverkehr, die teilweise eingescannt werden. Außerdem trifft dies auf einige Überlassungs- und Nutzungsverträge, einige Sportrahmenverträge sowie Verträge für die Sporthalle Hamburg zu, die in den IT-Programmen SKUBIS und ELDORADO abgelegt werden. Buchhaltungsakten liegen ausschließlich im dafür vorgesehenen IT-Fachverfahren vor. - In einem digitalen, durch ein Programm auswertbaren Format vor und um welches Programm handelt es sich dabei im Einzelnen?
Programme OctoWare, Survnet, PROSOZ, DAW-IT, DIWA, JUS-IT, ELGID, ProCAB
Innerhalb dieser Fachverfahren werden gespeicherte Informationen teilweise, soweit hierfür Auswertungsmodule zur Verfügung stehen, ausgewertet. Grundsätzlich
werden Auswertungen über die jeweils zuständigen Fachbehörden vorgenommen.
Im Übrigen siehe Vorbemerkung.
Anwendungen INEZ.Core und SF.INEZ
– Zuwendungsvorgänge
Diese sind durch das Programm POWER BI auswertbar, allerdings nur in den programmierten Auswertungsmodulen, die für spezielle Fragestellungen z.T.
nicht ausreichen, siehe Vorbemerkung.
Programme DRIVe-IT (Digitales Rechnungswesen in der Verwaltung) und RISE-Controlling (SAP)
– alle Rechnungen und rechnungsbegründenden Unterlagen - Welche Daten beabsichtigt das Bezirksamt innerhalb der kommenden zwei Jahre zu digitalisieren und somit auswertbar zu machen?
Im Kontext des Onlinezugangsgesetzes (OZG) werden
– der Antrag der Leistung Elterngeld (medienbruchfreie Onlinebeantragung bis ins Fachverfahren) und
– Anträge auf Hilfe zum Lebensunterhalt und Hilfe zur Weiterführung des Haushalts digitalisiert.
Die Vorgänge der Wohn-Pflege-Aufsicht sollen künftig digital unterstützt werden. Die Anwendung INEZ.Core soll um das Modul der digitalen Antragstellung sowie
das Modul der Institutionellen Förderung (daher wird hier noch die Anwendung SF.INEZ genutzt) erweitert werden.
- In Papierform vor?
- Welche Statistiken werden im Dezernat Wirtschaft, Bauen und Umwelt Service (D4) geführt bzw. erstellt?
– Wohnraumschutzstatistik im Rahmen des jährlichen Berichtswesens gegenüber der Fachbehörde
– QM Kennzahlen Lebensmittelüberwachung (LMÜ) (Anzahl von Kontrollen, Maßnahmen etc.)
– SNH Kennzahlen (Soll – Ist Abgleich Anzahl der Routinekontrollen) - Welche Daten, Dokumenten und Akten im Dezernat D4 liegen derzeit nur
- In Papierform vor?
Akten zu:
– Sondernutzungsvorgängen in Grünanlagen
– langfristigen Sondernutzungen (inkl. Straßenakten)
– Benennungen/Widmungen und öffentlich-rechtlichen Verträgen
– Verwaltungs- und Ordnungswidrigkeitenverfahren (HWG, Grünanlagen, Wildplakatierung)
– Bauakten der Bauleitung
– Grundstücksakten über die im Verwaltungsvermögen befindlichen Liegenschaften und Bauakten (Neubau, Grundinstandsetzungen, Umbau- und Unterhaltungsmaßnahmen
betreffend)
– Sämtliche Sachakten soweit sie noch nicht in Eldorado überführt wurden - In einem eingescannten und digital nicht auswertbaren Format vor?
Daten aus Fachprogrammen (CAD, Ausschreibungssoftware), die in einem Format vorliegen, das nur innerhalb der Fachprogramme ausgelesen werden kann. - In einem digitalen, durch ein Programm auswertbaren Format vor und um welches Programm handelt es sich dabei im Einzelnen?
Fachverfahren BACom
– Sondernutzungen und Trassenanweisungen nach Hamburgisches Wegegesetz;
BACom bietet begrenzte Möglichkeiten zur Auswertung und Führung von Statistiken,
siehe Vorbemerkung.
Microsoft Acces-Datenbank
– Fälle von Alt-Kfz
Die Software ist veraltetet und bietet nur einen begrenzten Umfang von Auswertungsmöglichkeiten, die nicht fehlerfreie Ergebnisse liefert, siehe auch Vorbemerkung.
Fachverfahren BACom und Oktagon
– u.a. Baugenehmigungsverfahren
Über das Programm Datawarehouse lassen sich im Rahmen dieser Fachverfahren unterschiedliche Daten und Statistiken erheben.
Grundstücksakten und die einzelnen Verfahren liegen in hybrider Form vor, d.h. einigen Aktenbestandteile werden in den o.g. Fachverfahren digital bearbeitet,
andere liegen nur in Papierform vor.
Seit März 2023 werden alle Verfahren rein digital in Oktagon bearbeitet, so dass alle Aktenbestandteile der ab dann beantragten Verfahren digital vorliegen.
Gewerberegister
– Anzahl der Gewerbeerlaubnisse und -anzeigen als Haushaltskennzahlen Fachverfahren „migewa“ (Informationsdatenbank)
– Auswertungen zu Gewerbeuntersagungen, erlaubnispflichtigem Gewerbe u.a.
Fachverfahren Balvi IP sowie das Hunderegister
– Vorgänge im Veterinärwesen und die amtl. Lebensmittelüberwachung - Welche Daten beabsichtigt das Bezirksamt innerhalb der kommenden zwei Jahre zu digitalisieren und somit auswertbar zu machen?
Im Vorprojekt Mobiles, innovatives Kassieren auf Wochenmärkten wird die Digitalisierung der im Kontext der Gebührenerhebung durch das Bezirksamt anfallenden
Daten geprüft. Im Kontext des OZG werden die Online-Anzeige Tierquälerei sowie die Unternehmensanmeldung und -genehmigung digitalisiert. Das Vorprojekt Digitalisierung Wohnraumschutzgesetz bereitet die Digitalisierung der im Kontext des Hamburgischen Wohnraumschutzgesetzes anfallenden Daten vor.
Ordnungswidrigkeitenverfahren (HWG, Grünanlagen, Wildplakatierung) sollen künftig in digitaler Form bearbeitet werden. Dazu läuft aktuell bezirksübergreifend ein Vorprojekt zur Einführung des Verfahrens OWI 21. Im Übrigen ist nicht beabsichtigt intern weitere Datenerhebungen durchzuführen, da die derzeitigen Erhebungen bereits sehr viele Kapazitäten binden.
- In Papierform vor?